Ratgeber für KMU
KI nutzen, ohne Daten, Recht und Vertrauen zu riskieren
Praxiswissen für Geschäftsführung, Informationssicherheit, Datenschutz, IT-Leitung und Mitarbeitende: verständlich, herstellerneutral und auf den Punkt.
Schnell-Check
Darf ich das in die KI eingeben?
Dieses Werkzeug läuft vollständig im Browser. Es werden keine Eingaben gespeichert oder übertragen.
Themen im Überblick
KI im Unternehmen
Wie Unternehmen KI geordnet einführen: Schatten-KI erkennen, eine KI-Richtlinie aufsetzen, Tools freigeben und Verantwortung klar verteilen.
8 Beiträge
Tools im Check
Verbreitete KI-Tools im Datenschutz- und Sicherheitscheck: ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini, Claude, DeepL und Meeting-Transkription.
9 Beiträge
Recht & Compliance
AI Act, KI-Kompetenzpflicht, DSGVO und Mitbestimmung: die rechtlichen Grundlagen für den KI-Einsatz im Unternehmen verständlich erklärt.
7 Beiträge
Risiken & Angriffe
Datenabfluss, Halluzinationen, KI-Phishing, Deepfake-CEO-Fraud, Prompt Injection und KI-Agenten: die wichtigsten Risiken verständlich für Entscheider.
6 Beiträge
Schulung & Awareness
KI-Schulungen für Mitarbeitende planen, Dos and Don'ts vermitteln und Unterweisungen nachweisbar dokumentieren.
3 BeiträgeWerkzeuge
Interaktive Helfer für Eingaben, Richtlinien und den AI Act.
Tools im Check
Gängige KI-Tools im Vergleich
Alle Angaben beruhen auf den Unterlagen der Anbieter und sind mit Quellen und Prüfdatum versehen.
| Tool | Business-Version vorhanden | Training mit Eingaben abschaltbar | Datenstandort EU wählbar |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | Ja (Business, Enterprise) | Ja, in Business-Varianten standardmäßig aus | Enterprise, Edu und API |
| Microsoft Copilot | Ja (mit Arbeitskonto) | Kein Training von Basismodellen mit Arbeitskonto | EU Data Boundary, mit Ausnahmen |
| Google Gemini | Ja (Google Workspace) | In Workspace kein Training, privat abhängig von der Gemini-Aktivität | Über Workspace-Datenregionen |
| Claude | Ja (Team, Enterprise) | Privat nach Wahl, Unternehmensvarianten nicht erfasst | wird geprüft |
| DeepL | Ja (Pro) | Pro kein Training | Dokumentübersetzung im EWR |
| Mistral Vibe | Ja (Team, Enterprise) | Enterprise standardmäßig aus, andere Tarife abschaltbar | Vorrangig EU-Dienstleister |
| DeepSeekWarnung | Keine | Daten werden in China gespeichert | Nein |
Stand: November 2026. Details in den einzelnen Tool-Checks.
Alle Tool-ChecksDrei Werkzeuge für den Alltag
Darf ich das in die KI eingeben?
Datenart, Tool-Variante und Trainingseinstellung wählen und eine Ampel-Einschätzung mit konkreten Handlungsempfehlungen erhalten.
KI-Richtlinien-Generator
Fragebogen ausfüllen und eine Muster-Richtlinie für die KI-Nutzung im Unternehmen als kopierbaren Text erhalten.
AI-Act-Check
Einsatzzweck beschreiben und eine grobe Einordnung in die Risikoklassen des AI Act mit Pflichten-Übersicht erhalten.
Aus der Praxis
Die 5 häufigsten KI-Fehler im Büro
- 1
Kundendaten in private Chatbot-Accounts kopieren
Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist das in der Regel ein Datenschutzverstoß.
- 2
KI-Texte ungeprüft verschicken
Erfundene Fakten und Quellen landen so direkt beim Kunden.
- 3
Zugangsdaten zur Fehlersuche einfügen
Konfigurationsdateien und Logs enthalten oft Passwörter und Schlüssel.
- 4
Vertrauliche Dokumente übersetzen lassen
Verträge und Bewerbungen sind schnell eingefügt, die Daten aber auch schnell draußen.
- 5
Anrufen und Videocalls blind vertrauen
Stimmen und Gesichter lassen sich fälschen, Rückruf über bekannte Nummern schützt.
Über den Autor
Geschrieben aus der Praxis eines Security Operations Centers
Norbert Hofmann ist Cyber Defense Analyst mit den Schwerpunkten Incident Response, Social Engineering und Schwachstellenforschung. Seine Beiträge verbinden Erfahrungen aus realen Sicherheitsvorfällen mit pragmatischen Empfehlungen für den Unternehmensalltag.
Mehr über das PortalHäufige Fragen
Darf ChatGPT im Unternehmen genutzt werden?+
Grundsätzlich ja, entscheidend sind Variante und Konfiguration. Für personenbezogene oder vertrauliche Daten braucht es in der Regel eine Business-Variante mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, abgeschaltetes Training mit Eingaben und klare interne Regeln.
Braucht jedes Unternehmen eine KI-Richtlinie?+
Eine gesetzliche Pflicht zu einem bestimmten Dokument gibt es nicht. Sobald Beschäftigte KI nutzen, ist eine kurze Richtlinie aber der einfachste Weg, Datenabfluss zu verhindern und die KI-Kompetenzpflicht nachweisbar umzusetzen.
Was verlangt der AI Act von Unternehmen, die KI nur nutzen?+
Unternehmen, die KI einsetzen, sind meist Betreiber. Für sie gilt vor allem die Pflicht, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der Beschäftigten zu ergreifen. Zusätzliche Pflichten entstehen bei Transparenzfällen wie Chatbots oder Deepfakes und insbesondere beim Einsatz von Hochrisiko-Systemen.
Welche Daten gehören nie in ein KI-Tool?+
Zugangsdaten wie Passwörter und API-Schlüssel gehören in kein KI-Tool. Personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten, Geschäftsgeheimnisse und Quellcode nur in freigegebene, vertraglich abgesicherte Varianten und nur, wenn der Zweck es erfordert.
Muss der Betriebsrat beim KI-Einsatz beteiligt werden?+
Wenn ein KI-Tool geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Das trifft auf viele Tools zu. Eine frühe Einbindung ist daher empfehlenswert.