Welche Copilot-Varianten es gibt
Unter dem Namen Copilot laufen mehrere Produkte. Für den Datenschutz zählt vor allem, mit welchem Konto sich jemand anmeldet.
| Variante | Anmeldung | Für Firmendaten geeignet |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot (Lizenz) | Arbeitskonto | Ja, mit Zugriff auf E-Mails, Dateien und Chats im Tenant |
| Microsoft 365 Copilot Chat | Arbeitskonto | Ja, mit Enterprise Data Protection, ohne Lizenz für Tenant-Daten |
| Copilot (Verbraucher) | Privates Microsoft-Konto | Nein |
Ein schneller Praxistest: Wird Copilot mit dem Firmenkonto genutzt, gelten die Unternehmenszusagen. Mit einem privaten Konto gelten sie nicht.
Was die Enterprise Data Protection abdeckt
Microsoft behandelt Prompts und Antworten in Copilot wie andere Inhalte aus Microsoft 365, also mit denselben Zusagen wie E-Mails in Exchange oder Dateien in SharePoint.
- Verarbeitung auf Grundlage von Data Protection Addendum und Product Terms, Microsoft als Auftragsverarbeiter
- Kein Training von Basismodellen mit Prompts, Antworten oder Graph-Daten
- Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung, Trennung zwischen Mandanten
- Unterstützung der DSGVO und Einbindung in die EU Data Boundary
- Bestehende Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Protokolle gelten auch für Copilot
Das eigentliche Risiko: Oversharing
Copilot hebelt keine Berechtigungen aus. Er macht aber sichtbar, was vorher nur theoretisch zugänglich war. Eine Gehaltsliste in einem SharePoint-Ordner mit der Freigabe "Jeder in der Organisation" war bisher schwer zu finden. Mit Copilot genügt eine Frage.
Vor der Einführung sollte deshalb nicht der Copilot im Mittelpunkt stehen, sondern die Aufräumarbeit in den eigenen Berechtigungen.
- Freigaben für "Jeder in der Organisation" und anonyme Links in SharePoint und OneDrive prüfen
- Verwaiste Teams und Websites ohne aktiven Besitzer identifizieren
- Vertraulichkeitsbezeichnungen für Personal-, Finanz- und Vertragsdaten einführen oder durchsetzen
- Besonders sensible Bereiche gezielt von der Copilot-Suche ausnehmen
- Pilotgruppe zuerst mit realen Fragen testen lassen: "Zeig mir Dokumente zu Gehältern" ist ein aufschlussreicher Test
Websuche über Bing
Wenn Copilot Informationen aus dem Internet ergänzt, sendet er eine aus dem Prompt abgeleitete Suchanfrage an Bing. Laut Microsoft werden dabei Nutzer- und Mandantenkennungen entfernt, die Anfrage wird nicht mit Werbetreibenden geteilt und nicht zum Training genutzt.
Für diese Suchanfragen ist Microsoft allerdings eigenständig verantwortlich und nicht Auftragsverarbeiter. Die EU Data Boundary gilt dafür nicht. Unternehmen mit strengen Anforderungen können die Websuche für Copilot zentral deaktivieren.
Modelle von Drittanbietern
Microsoft bindet in Copilot inzwischen auch Modelle anderer Anbieter ein, etwa von Anthropic. Laut Microsoft sind diese Modelle derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen. Wer auf eine Verarbeitung innerhalb der EU angewiesen ist, sollte prüfen, welche Modelle im eigenen Tenant aktiviert sind, und sie bei Bedarf deaktivieren.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Copilot verarbeitet Daten über Arbeitsweise und Kommunikation der Beschäftigten. Damit ist er in der Regel geeignet, Leistung oder Verhalten zu überwachen, und unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine Betriebsvereinbarung vor dem Rollout spart später Konflikte.