Die rechtlichen Ebenen
| Ebene | Worum es geht | Praktische Folge |
|---|---|---|
| Strafrecht (§ 201 StGB) | Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes | Einwilligung aller Teilnehmenden vor Beginn einholen |
| DSGVO | Verarbeitung personenbezogener Daten | Rechtsgrundlage, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Information nach Art. 13 |
| Betriebsverfassung | Eignung zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle | Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG |
| AI Act | Einordnung des KI-Systems | Reine Transkription meist kein Hochrisiko, Auswertung von Leistung kann das ändern |
Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Bei einem breiten Einsatz sollten Datenschutz und Rechtsabteilung früh eingebunden werden.
Einwilligung und Information der Teilnehmenden
Auch wenn ein Tool nur Text ausgibt, entsteht technisch zumindest kurzzeitig eine Audioaufnahme. Nach verbreiteter Einschätzung ist § 201 StGB deshalb bei automatischer Transkription regelmäßig berührt. Eine stillschweigende Einwilligung ist möglich, setzt aber voraus, dass alle Teilnehmenden klar informiert wurden.
- Hinweis bereits in der Einladung: welches Tool, zu welchem Zweck, wie lange gespeichert
- Erneuter Hinweis zu Beginn des Meetings, bevor die Transkription startet
- Echte Widerspruchsmöglichkeit: Wer widerspricht, darf keine Nachteile haben, die Transkription wird dann nicht gestartet
- Externe Teilnehmende ausdrücklich einbeziehen
Das Risiko fremder Notetaker-Bots
Viele Transkriptionsdienste treten als eigener Teilnehmer in Videokonferenzen auf. Oft schickt ein externer Gast seinen Bot vorbei, oder ein Mitarbeitender hat einen Dienst mit seinem Kalender verbunden, der sich automatisch in jedes Meeting einwählt.
- Unbekannte Bot-Teilnehmer nicht zulassen, Lobby für externe Teilnehmende nutzen
- In vertraulichen Besprechungen fremde Bots ausdrücklich entfernen
- Kalenderzugriffe von Drittanbieter-Diensten in Microsoft 365 oder Google Workspace prüfen und einschränken
- Eigene, freigegebene Transkriptionsfunktion anbieten, damit keine Schatten-Lösungen entstehen
Sichere Konfiguration
- Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und klarer Datenverarbeitung wählen
- Training mit Meeting-Inhalten deaktivieren
- Audioaufnahmen nicht dauerhaft speichern, wenn nur das Protokoll gebraucht wird
- Kurze Speicherfristen für Transkripte festlegen
- Wo möglich Live-Untertitel ohne dauerhafte Speicherung nutzen
- Keine automatische Auswertung von Redeanteilen oder Stimmung einzelner Personen