Was dokumentiert werden sollte
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Inhalt der Maßnahme | Basis-Schulung KI im Arbeitsalltag, Version 1.2 |
| Datum und Dauer | 14.01.2027, 60 Minuten |
| Format | Live-Online-Schulung mit Fragerunde |
| Durchführende Person | Name oder externer Anbieter |
| Teilnehmende | Name, Abteilung, Rolle |
| Kenntnisnahme | Bestätigung der KI-Richtlinie in der aktuellen Version |
| Nächste Auffrischung | Geplant für Januar 2028 |
Geeignete Formate
- Teilnahmeliste mit Unterschrift bei Präsenzschulungen
- Automatischer Nachweis in einem Lernmanagementsystem
- Bestätigung per Klick im Intranet, verknüpft mit der Richtlinienversion
- Übersichtstabelle der KI-verantwortlichen Person mit allen Maßnahmen
Vorlage für eine Teilnahmebestätigung
Eine kurze Bestätigung reicht. Sie sollte folgende Angaben enthalten:
- Name, Abteilung und Datum
- Titel und Version der Schulung
- Bestätigung: "Ich habe an der Schulung teilgenommen und die KI-Richtlinie in der Version vom [Datum] zur Kenntnis genommen."
- Hinweis auf Ansprechpartner für Fragen
Datenschutz bei der Dokumentation
Teilnahmelisten enthalten personenbezogene Daten der Beschäftigten. Sie sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den Nachweis gebraucht werden, und nur für diesen Zweck genutzt werden, nicht zur Leistungsbewertung. Eine Löschfrist, etwa drei Jahre nach Ende der Beschäftigung oder nach Ablösung durch eine neuere Schulung, sollte festgelegt werden.