Warum eine KI-Richtlinie nötig ist

Ohne Regeln entscheidet jede Person selbst, was sie in ein KI-Tool eingibt. Das Ergebnis sind uneinheitliche Entscheidungen, unklare Verantwortung und im Ernstfall keine Grundlage, um zu handeln.

Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Art. 4 AI Act Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, sich um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu kümmern. Mit dem Digital-Omnibus wurde die Pflicht im Juli 2026 abgeschwächt: Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, die den Aufbau von KI-Kompetenz unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. Eine Richtlinie ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber der naheliegende Baustein, um diese Pflicht nachweisbar umzusetzen.

Die Bausteine einer KI-Richtlinie

  • Zweck und Geltungsbereich: Für wen gilt die Richtlinie, für welche Tätigkeiten und Geräte?
  • Freigegebene Werkzeuge: Eine Liste der erlaubten Tools mit der jeweils zulässigen Variante, etwa "ChatGPT Business, nicht private Accounts"
  • Datenklassen-Ampel: Welche Daten in welches Tool dürfen und welche nie
  • Verbotene Nutzungen: Zum Beispiel Zugangsdaten eingeben, automatisierte Entscheidungen über Personen, Bewerberauswahl ohne Prüfung
  • Prüfpflicht: KI-Ergebnisse sind Entwürfe und werden vor der Weitergabe fachlich geprüft
  • Kennzeichnung: Wann KI-Unterstützung gegenüber Kunden oder Öffentlichkeit offengelegt wird
  • Urheberrecht und Vertraulichkeit: Umgang mit fremden Inhalten und eigenen Geschäftsgeheimnissen
  • Freigabeprozess: Wie neue Tools beantragt werden und wie lange die Prüfung dauert
  • Schulung: Wer wann geschult wird und wie das dokumentiert wird
  • Meldeweg: Was zu tun ist, wenn versehentlich sensible Daten eingegeben wurden
  • Verantwortung und Überprüfung: Wer die Richtlinie pflegt und wie oft sie aktualisiert wird

Mustergliederung für den Einstieg

Für kleine und mittlere Unternehmen hat sich eine zweistufige Struktur bewährt: eine Seite für alle und Anhänge für die Fachbereiche.

  1. Seite 1: Die fünf wichtigsten Regeln für alle
  2. Anhang A: Liste der freigegebenen Werkzeuge mit Varianten
  3. Anhang B: Datenklassen-Ampel mit Beispielen
  4. Anhang C: Freigabeprozess für neue Tools
  5. Anhang D: Meldeweg und Ansprechpartner

Der KI-Richtlinien-Generator auf diesem Portal erstellt aus wenigen Angaben einen ersten Entwurf in dieser Struktur.

Typische Fehler

  • Zu lang: Eine Richtlinie mit 20 Seiten liest niemand vollständig
  • Nur Verbote: Ohne freigegebene Alternative entsteht Schatten-KI
  • Tool statt Variante: "ChatGPT ist erlaubt" sagt nichts darüber, ob der private Account gemeint ist
  • Kein Meldeweg: Wer versehentlich Daten eingibt, verschweigt es lieber, wenn unklar ist, was dann passiert
  • Einmal geschrieben, nie aktualisiert: KI-Tools ändern ihre Funktionen und Bedingungen laufend

Einführung und Mitbestimmung

Eine Richtlinie wirkt erst, wenn sie bekannt ist. Bewährt hat sich die Kombination aus kurzer Schulung, einer Kenntnisnahme durch die Beschäftigten und einer festen Anlaufstelle für Fragen.

Regelt die Richtlinie die Nutzung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Leistung oder Verhalten geeignet sind, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Häufig wird die Richtlinie deshalb als Betriebsvereinbarung oder gemeinsam mit einer solchen eingeführt.